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Politique de protection de la vie privée

But


La présente politique de protection de la vie privée s’inspire de la législation sur la protection des renseignements personnels au Canada. Son but est d’aider les gens à comprendre comment leurs renseignements personnels sont gérés dans le cadre de l’Initiative pour l’amélioration de la collaboration interdisciplinaire en soins de santé primaire (ACIS).

Portée


Les clients actuels et à venir sont parmi les personnes protégées par cette politique, qui ne s’applique qu’aux renseignements recueillis dans le contexte d’activités commerciales.

Exceptions


Si la politique et les procédures énoncées dans le présent document ne couvrent pas une situation particulière, les personnes concernées doivent communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de l’Initiative ACIS pour obtenir des avis ou un éclaircissement.

Principes


Notre politique de protection de la vie privée s’inspire de la législation sur la protection des renseignements personnels au Canada. Elle reprend les dix principes suivants :

  1. Responsabilité

  2. Raison de la collecte

  3. Consentement

  4. Limitation des renseignements recueillis

  5. Restriction de l’usage, de la divulgation et de la conservation

  6. Exactitude des renseignements personnels

  7. Sauvegarde des renseignements personnels

  8. Transparence

  9. Accès aux renseignements personnels recueillis

  10. Remise en question du respect de la loi

En cas de changements, ils seront indiqués dans les mises à jour de la politique officielle, partout où elle est diffusée. Ainsi, vous serez toujours au courant du type de renseignements que nous recueillons, de l’usage que nous en faisons et de la façon dont nous les protégeons. Lorsque nous prévoirons utiliser des renseignements personnels à des fins autres que celles énumérées antérieurement, nous vous informerons, au préalable, de la nouvelle raison de l’utilisation.

Responsabilité


L’équipe ACIS est chargée de conserver et de protéger les renseignements personnels sous son contrôle. À l’intérieur de notre organisation, cette fonction relève de:

Glen Roberts
Initiative ACIS a
.s. du Conference Board du Canada
255, chemin Smyth
Ottawa (Ontario)  K1H 8M7
info@eicp-acis.ca

Raison de la collecte


L’équipe ACIS indiquera à la personne concernée les raisons de la collecte d’un renseignement personnel, au moment ou avant de le faire. De façon générale, l’équipe ACIS recueille des renseignements personnels pour les raisons suivantes :
  • pour gérer ou organiser les activités et le fonctionnement de l’Initiative ACIS, y compris des questions liées au personnel et à l’emploi;

  • pour satisfaire des exigences légales ou réglementaires.

Néanmoins, il pourrait y avoir d’autres circonstances nous obligeant à recueillir de tels renseignements et à les utiliser.

Parmi les renseignements personnels recueillis par l’équipe ACIS au cours d’activités commerciales normales, il y a le nom de la personne, son titre professionnel, son rang, sa fonction, l’information générale permettant de la joindre, son niveau d’intérêt pour nos services et sujets de recherche et le type de transaction effectuée avec l’équipe ACIS.

Cette information sert surtout à déterminer l’admissibilité d’une personne à l’Initiative ACIS. Elle sert aussi aux fins suivantes :

  • permettre d’adapter la présentation de nos services aux besoins de la personne en question (p. ex. une page d’accueil personnalisée, une distribution sélective de nos rapports de recherche);

  • informer des personnes des produits et services de l’Initiative ACIS qui, selon nous, pourraient les intéresser;

  • mieux comprendre ce qui peut susciter l’intérêt d’une personne pour nos produits et services;

  • créer, augmenter ou améliorer des produits et services;

  • partager de l’information d’un participant ou d’un délégué avec les participants à une conférence ou les membres d’un réseau.

L’équipe ACIS recueille, de façon routinière, des renseignements anonymes et non personnels par l’intermédiaire de ses serveurs Web. Cette information n’est pas associée à une personne en particulier ou ne permet pas d’en retracer l'origine. Recueillie électroniquement, cette information comprend le type de navigateur Web utilisé, le niveau d’encryptage qu’il supporte et l’adresse de protocole Internet. Elle peut être utilisée à des fins de recherche et d’analyse, afin d’examiner comment le site Web est utilisé et de trouver des façons de l’améliorer. 

L’équipe ACIS se sert aussi de témoins. Un témoin est un petit élément d’information envoyé à votre ordinateur lorsque vous accédez à un site Web. Il y en a deux sortes : le témoin volatil, stocké temporairement dans la mémoire de votre ordinateur et détruit aussitôt que vous fermez le navigateur; le témoin persistant, c’est-à-dire une ligne de texte permanente sauvegardée sur votre disque dur.

Nous utilisons des témoins volatils sur le site Web de l’Initiative ACIS, afin de vous permettre d’accéder à un document que vous avez demandé avant d’être inscrit. Les témoins persistants nous servent à stocker votre code d’utilisateur et votre mot de passe encryptés, de sorte que vous n’avez pas à les entrer chaque fois que vous accédez à e-Library. Un témoin persistant n’est installé que si vous cliquez sur « Remember my sign-in information ».

Consentement


Avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, l’équipe ACIS doit en informer la personne concernée et obtenir son consentement, sauf lorsque cette règle ne s’applique pas. Si possible, l’équipe ACIS obtiendra le consentement directement de la personne concernée au moment de la collecte. Après avoir donné son consentement, une personne a le droit de le retirer n’importe quand, en donnant toutefois un délai raisonnable au responsable de la protection de la vie privée de l’Initiative ACIS.

En s’abonnant à nos rapports de recherche et à nos services, en s’inscrivant à un séminaire ou à une présentation, en demandant l’accès à nos services d’information en ligne, en utilisant d’autres services offerts aux membres de l’Initiative ACIS, ou en donnant leur approbation autrement, les personnes concernées consentent à la collecte et à l’utilisation de leurs renseignements personnels aux fins énoncées dans la politique de protection de la vie privée.

L’équipe ACIS ne vous demandera pas de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux dont elle a besoin pour vous fournir ses produits et services. Si vous souhaitez retirer votre consentement ou si vous renoncez à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements aux fins prévues par la politique de protection de la vie privée, vous pouvez le faire en communiquant avec notre responsable de la protection de la vie privée. Si, pour répondre à votre demande, nous devons supprimer l’information relative à votre inscription, nous ne serons plus en mesure de vous fournir les services et produits pour lesquels vous vous êtes abonné(e). L’annulation se fera sous réserve des conditions de l’abonnement ou des services fournis, selon le cas.

Dans certaines circonstances, l’équipe ACIS peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans en informer la personne concernée ou sans son consentement, par exemple, aux fins de recouvrement de créances ou de ruptures d’ententes, à la demande des organismes gouvernementaux qui en ont le pouvoir, ou comme le permet ou l’exige la loi.

Limitation de la collecte


L’équipe ACIS ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins énoncées dans la politique de protection de la vie privée.

Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation  


L’équipe ACIS n’utilise pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou si la loi l’exige. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis aux fins d’identification ou d’autres prescriptions légales, ils ont détruits ou supprimés ou deviennent anonymes.

L’équipe ACIS utilise parfois les services d’autres entreprises pour faciliter la communication avec ses clients (p. ex. sondages et distribution du courrier) ou comme moyen de fournir des services plus efficients et plus efficaces (p. ex. soutien technique). Les conditions des contrats avec les fournisseurs à l’externe obligent ces derniers à respecter le caractère confidentiel des renseignements, à ne les utiliser qu’aux fins prévues et à les détruire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

L’information relative aux clients n’est partagée avec des fournisseurs de services à l’externe que dans la mesure nécessaire à la prestation de ces services. En outre, l’équipe ACIS ne vend pas de renseignements personnels à des tiers. Dans certains cas, nous permettons qu’il y ait partage d’information essentielle entre les membres. Par exemple, nous fournissons des listes de délégués de conférences à d’autres participants, ou les membres de nos réseaux de cadres partagent l’information nécessaire pour communiquer entre eux de façon continue.

Les renseignements personnels ne sont conservés que s’ils sont nécessaires à l’atteinte des fins énoncées dans la présente politique. 

Exactitude des renseignements personnels


Les renseignements personnels conservés sont exacts, complets et à jour, comme l’exige leur utilisation. Nous encourageons les personnes concernées à mettre à jour leurs renseignements personnels quand surviennent des changements, de façon à nous permettre de continuer à leur fournir nos services.

Les clients concernées peuvent réviser ou modifier leurs renseignements personnels directement en ligne ou en communiquant avec l’administrateur de notre site Web.

Glen Roberts
Initiative ACIS a
.s. du Conference Board du Canada
255, chemin Smyth
Ottawa (Ontario)  K1H 8M7
info@eicp-acis.ca

Sauvegarde de renseignements personnels


Quelle que soit leur forme, nous protégeons les renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité appropriées, adaptés à la nature des renseignements. Ces mesures de protection en préviennent la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Elles comprennent :
  • des mesures physiques, par exemple le verrouillage des classeurs et un accès limité à nos bureaux;

  • des mesures organisationnelles, par exemple des laissez-passer et un accès restreint à l’information personnelle, en fonction des besoins;

  • des mesures technologiques, par exemple l’utilisation de mots de passe et d’encryptage;

  • des mesures de procédure, par exemple le déchiquetage de documents contenant des renseignements personnels de nature délicate.

Transparence


L’équipe ACIS s’engage à agir avec transparence dans l’établissement de ses lignes directrices et de ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Notre politique sur la protection de la vie privée est accessible par l’intermédiaire de notre page d’accueil et des sites Web de e-Library. Les demandes concernant des copies papier ou des renseignements supplémentaires peuvent être adressées au responsable de la protection de la vie privée.

Accès aux renseignements personnels


Les personnes concernées peuvent demander une copie des renseignements personnels détenus à leur sujet par l’Initiative ACIS, en écrivant au responsable de la protection de la vie privée à l’adresse mentionnée ci-dessus. Des pièces d’identité sont requises avant que de tels renseignements ne soient communiqués. Si vous pensez que l’information est inexacte, vous pouvez demander qu’on la revoit et, le cas échéant, qu’on la modifie en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée.

Remise en question du respect de la loi


Une personne peut remettre en question le bien-fondé de notre politique ou son respect de la loi en adressant une lettre détaillée au responsable de la protection de la vie privée.

 

© Copyright 2004 Initiative ACIS a.s. du Conference Board du Canada – Conditions d’utilisation

 
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